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为什么说在线办公不是“昙花一现”的替代品?
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2020-08-25 为什么说在线办公不是“昙花一现”的替代品?

在如今涌现的协作工具中,哪些真正称得上提高了效率?在组织效率变革中,它们又是如何发挥作用的?

本文来自合作媒体:连线Insight(ID:lxinsight),作者:刘璐明、钟微,编辑:叶丽丽。猎云网经授权发布。

先进的工作方式正在成为新经济公司进化的重点。

今年上半年,在线办公迎来了一次爆发式增长。但当员工回到工位上班后,在线办公工具并没有沦为短暂的替代品,人们习惯了这种高效的协作方式,并对企业办公管理产生了长久的影响。

“疫情确实加快了很多企业办公线上化的速度,这个过程中,大家会思考如何让企业运转得更好,如何让公司能够经受起各种意外事件的发生,我觉得这对公司的管理理念有推动的效果。而体验到线上办公更愉悦的感受后,会不太想回到原来的模式。”字节跳动副总裁谢欣今日在WISE2020超级进化者大会上说道。

2020年互联网女皇的趋势报告指出:新冠病毒对于现代社会和生活的影响,所带来的变化,我们才刚刚开始有所理解。

这种新变化,也体现在现代企业的组织效率变革中。

在线办公,并不代表着仅仅把线下搬到线上,更意味着先进工具带来的更高效的工作模式,当下,这一模式正在进入新经济公司,给每个身在其中的人带来改变。

而在如今涌现的协作工具中,哪些真正称得上提高了效率?在组织效率变革中,它们又是如何发挥作用的?

1、管理模式的“变革之年”来了

“在充满未知的市场环境下,企业该如何应对变化?”

这是知乎上一位创业者提出的问题,也是大多数企业都曾有过的疑问,提升的方式无疑有很多种,发现新商机、淘汰旧的经营模式、控制成本抑或转变新方向,但是贯穿其中的始终是人。

如何管理好一支团队,使之能够高效运转成为重点。在这段时间里,多数企业都开始进行变革,其中新经济公司尤甚。

新经济公司的特质在于高人力资本投入、高科技投入、轻资产,它们更易适应经济变化,保持可持续的快速增长。例如专注智能硬件和智能家居生态的小米、互联网物流服务平台货拉拉等各个行业里代表性的先进互联网公司。

新经济公司之新,也在于商业模式、互联网化的组织速度、团队思维模式之“新”,需要更新的工具和企业文化去承接。

张亮是互联网零售行业的从业者,他告诉连线Insight,在疫情之前,公司就已经开始尝试采用在线办公工具,但是疫情居家办公期间,开始完全采用线上办公,并尝试了多种办公工具,直到现在,“这些工具已经成为工作必需品,不只是一个工具了,而是一种习惯。”

他发觉,工具的应用如同多米诺骨牌,公司开始比以往更注重信息流通和员工管理,对他所在的公司来说,今年可谓是管理模式的“变革之年”。

“以往,我们分部基层员工在做什么项目,最清楚的是直系领导,再往上汇报就是分部领导、总部领导,但是中间很容易出现断层,总部并不一定知悉全国各地的每个项目进度。”张亮说。

而疫情下,各个行业都在面临挑战,淘汰赛每时每刻都在进行。外部竞争加剧的当下,在线办公的市场被打开,也让企业意识到组织效率的提升、管理模式的改革是关键。

张亮告诉连线Insight,零售行业最难的是对信息数据的打通,今年的变化在于,所有信息从基层开始同步到总部,打通各个链条,“分部基层数据,需要在几分钟内实现层层传递并汇报到总部。”

这一切都指向了信息流通速率的加快。

从中世纪时期历史上第一间真正意义上的办公室诞生开始,人们就开始了对办公模式的探索,到如今,已经不局限于固定空间的员工们,涌现出对移动办公、协同办公、数字化和智能化办公的需求。

新氧创始人金星曾提到,“我们把时间拉长,过去二十年中国经济的主线其实就是很多行业都在不断地从线下转线上,只不过有的行业转得快一点,有的行业转得慢一点。”

仅依靠社群、邮件、电话、即时通讯工具来进行工作沟通,目前看来已经是上个互联网时代的模式了,虽然对比更早的粗放传统的管理模式,这是对效率的提升,但是多种工具的沟通依旧碎片化且低效。

这一痛点始终存在,疫情推动了变革的发生,企业对于组织效率提升的迫切性,在这一时期爆发了。

真格基金合伙人戴雨森曾表达过一个观点,“好的生产工具可以促进生产力、推动组织变革。OKR这个管理工具,曾经被用在谷歌,他们创始人说这个新的管理工具让生产力提高50倍都不止。”

2、拥挤的在线办公市场,什么才是企业最需要的?

在美国,已有3000万人在家中在线办公。2020年,新冠疫情这一黑天鹅事件让中国的在线办公人数开始激增,但企业发现,要找到一套解决大部分需求、经济高效的在线办公方案,原来是这么难的事。

在社交媒体上,很多在线办公的员工分享过崩溃的瞬间:软件太分散,导致自己弄丢了文件;工具没有统一,容易错过上级和同事的信息等。

过去很多更早尝试在线办公的中国企业,习惯了用Zoom进行会议沟通,用Trello进行任务管理,用石墨文档等进行在线文档的协作,用百度云等软件进行文件传输。企业能做的事,就是在针对不同场景的应用中,拼凑出一个最优解。

但各个应用之间无法关联协作,对整体效率的提升帮助有限。

中国智慧物联网公司G7的创始人翟学魂曾在接受采访时提到,“我们有四个视频工具,两个消息工具,一系列的编辑文档工具。但这些工具之间没有联系,我认为这些工具代表我们的管理体系处于割裂状态,对所有人的效率都是巨大的损失。疫情期间,当大家的沟通频率和需求大规模增加时,上一代的办公软件在连接上,无法很好地解决当下需求。”

企业们更渴望的是一个可以实现横向打通的工具,实现高效协作,以此增强竞争力,去面对激烈的竞争和行业的不确定性。

在国内市场,越来越多的玩家给出了综合方案,比如飞书、企业微信、钉钉等都是多功能的工具,可以同时满足不同的需求。

但相比于钉钉和企业微信,飞书问世时间最晚,这里面有一段故事。

字节跳动目前拥有6万多名员工,但成立以来的8年间,一直在寻找当时最为优秀的办公工具。

字节跳动副总裁谢欣回忆,公司刚创立的时候,也探索过很多不同的工具,但他们发现这些分散的工具不能适应他们对协作效率的要求,飞书才诞生了。

作为后来者,飞书将重点放在了协作效率上,比如文件的协作。

经历了传统纸质文件流行的时代,在线进行文件协作已经成为当下上班族的日常,飞书的文件协作,可以邀请同事、上级协作,还能同步编辑文档,编辑过程中随时@同事,通过回复和评论沟通。

相比其它工具,飞书最有差异性的地方,是可以对在线办公中的海量信息进行“降噪”。

这从飞书的消息界面可以看出,用户可以在收件箱中查看消息,在置顶区保留常用联系人,在对话区处理信息、“PIN”一下收纳关键文档。这可以给用户过滤掉无用信息,并将需要重点关注和跟进的信息,很快集中起来。

在国内,综合性的在线办公工具功能越来越丰富,对于如今的企业来说,这些工具已经成为一种新的管理手段和模式,去推动组织高效运作。而如何利用好它们,则取决于企业与管理者的智慧了。

3、新经济公司的帮手

在线办公正在给企业带来更多可能性,这让越来越多的企业,在使用了飞书、企业微信、钉钉等工具之后,愿意为其背书。

2020年2月,小米创始人雷军、副总裁卢伟冰等10位高管在会议室召开了远程会议,之后这个工作照被分享在微博上。在此之前,小米公司曾小范围地试用飞书,而后逐渐推广至全员近2万名员工。

雷军曾公开分享在线办公的感受,他说:“飞书在信息创建、分享,以及协同办公方面,非常简洁、高效,的确越用越顺手。”雷军为飞书站台,也是小米在完整体验后给出的评价。

雷军对飞书的评价,图源雷军微博

选择什么样的工具,背后透露着公司有着怎样的管理需求。而雷军所提到的重点是——信息创建和分享,对于新经济公司的重要性。

新经济公司的一个特点是,业务涉及面非常广泛、发展速度快、面临的行业竞争更激烈。就像小米旗下业务跨越手机、AIoT、互联网服务、生活消费品等,产品繁多且迭代速度快。

员工在复杂的业务中穿梭,却依然井井有条,这考验了内部协作系统的打通整合能力。

以会议这个常见的办公场合举例,会议前,员工可以在日历中随时查看同事的行程,并“一键”安排会议。之后,员工通过日历中的会议按钮发起会议,团队进行视频沟通。开会过程中,员工可以互相分享文档,一起编辑文档。会议结束后,再将文档保存在公共云空间中。

从这个场景中可以看到,当日历、文档、视频等功能串联在一起时,会议准备、进行以及完成的整个过程是完全无障碍的。

极客公园也从2020年开始,整个公司从其它软件全面迁移到了飞书,创始人张鹏曾撰文称:在公司几乎所有的工作场景都转到了飞书的情况下,他竟然没有接到什么抱怨和投诉。

“飞书能够让每个人用起来‘挺爽的’,非常难得。”张鹏认为,“爽”是在于流畅和简洁,在于基础效率的提升。“现在飞书这种工具,等于把一些追求效率的思想和方法,封装成一个用起来很爽的工具,这极大地帮助整个团队,把基本功提升了一个台阶。”

而从在线办公的本质“异步”上讲,也可以帮助企业实现更高的组织效率。

在线办公,也是异步办公。按照谢欣的说法,沟通这件事,呈现了同步往异步过渡的趋势,“异步就是我写个文档,写一个邮件,都是异步沟通。之前当面聊和电话聊,是同步沟通。后来有了邮件、IM,出现异步沟通。我觉得趋势上,异步沟通的比例越来越大。”

谢欣认为,异步相比同步的好处是,经过思考后的沟通,信息质量更高,这些信息在协作工具中流转可以被再次消费,也可以扩展接收范围,让更多人看到,有更大价值。

小米、极客公园等所代表的新经济公司,仅是在线办公大潮中的一部分,不同行业在线办公工具有着不同的需求。

仅仅信息的创建和分享的优势,便会吸引很多行业的加入。新媒体、设计等行业本就对在线办公、协同办公非常熟悉,对这些行业的公司而言,每天都需要进行线上的频繁交流,这也导致信息的收纳和梳理至关重要。

如今,在线办公成为舆论关注的焦点,背后则是企业赶赴数字经济时代,寻求转型与变革。企业渴望一款高效适配的工具武装自己,从而在数字化转型之时快上一步,在行业竞争中获得优势。

对于提供服务的飞书等平台而言,想要被更多企业所选择,也需要不断地进化。

可以预见,未来在线办公的浪潮还将继续席卷,无论是企业,还是在线办公软件,都在不断求变。

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