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​从访客登记到办公室管理系统,Envoy重新定义数字办公
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2020-02-13 11:19:06 ​从访客登记到办公室管理系统,Envoy重新定义数字办公

缺乏全方位的竞争对手对于Envoy来说既是挑战也是机遇。

【猎云网(微信号:ilieyun)】2月13日报道 (编译:柠萌)

Envoy是一家位于旧金山湾区的初创公司,在全世界范围内有超过1.3万个办公地点使用其软件。该公司客户包括Slack、Hulu和马自达。利用Envoy访客管理系统,访客可以在平板电脑上登记,并在访客到达时通知公司员工。Envoy系统的应用范围还扩展到了配送管理领域:当包裹出现时,该系统会提醒员工,并让管理员跟踪提货情况。

现在,Envoy的发展进入了更深的层次,开始向办公室渗入。凭借一款名为Rooms的新产品,员工可以通过一款新的移动应用或与Slack和微软团队的整合来预订会议室。Envoy还发布了一个分析仪表板,供管理员查看他们办公室的运行情况。与此同时,Envoy还正在测试一个API,以扩展Envoy产品的使用方式。

Envoy的创始人兼首席执行官Larry Gadea表示,公司的目标是成为一种专为办公室打造的操作系统。这些新推出的产品是关键的基石,但后续他们还会有更多值得期待的内容。

他说:“一旦我们觉得已经为所有事情建立了正确的轨道,我们就会开放我们的平台。”

一体化的办公应用

预订会议室可能是工作中最平凡的一件事,但它可能会耗费大量时间。在对Rooms的新功能进行测试时,Envoy发现员工在需要的时候大约会预订一半的会议室,而大约五分之一的预订最后都会泡汤。其结果是,即使一个办公室内部有它需要的所有会议室,员工还是可能会浪费大量时间来争抢空间。

“如果人们找不到这些房间,他们就会整天在办公室里走来走去,试图找到一个空房间,这样他们就可以和医生通个电话,或者和同事开个简短的会议。”Gadea说。

Envoy的Rooms听起来是个不错的选择。有了一款新的移动应用程序,员工将能够在附近找到开放房间并提前预订。公司还可以在每个房间外安装一个iPad来显示其状态,Envoy的软件会自动打开未使用的预订房间。

尽管听起来很智能,但Envoy在会议室问题上还是晚了一步,而且它的解决方案与Robin、Teem、Roomzilla和Skedda等公司相比似乎并没有什么特别大的变化。不过值得注意的是,这些服务商的产品只专注于会议室,而Envoy的主要卖点则是它可以与其他服务进行整合。如果一位IT经理已经在使用Envoy进行访客登记和配送,那么继续使用Envoy的添加会议室工具就可以降低公司成本和操作复杂性。对于已经在手机上安装了大量应用程序的员工来说,情况也可能是如此。

“我现在管理着大约200个不同的应用程序。只要有机会能减少掉一些,统一成一个,我就会一直去尝试。”房地产投资平台PeerStreet的IT运营经理Will Oh说,该平台一直在测试Envoy的Rooms产品。

未来的目标

即便Envoy的房间预订功能很有用,但它可能只是该公司推出更广泛的办公管理平台的一个先驱产品。

对于这个想法,Gadea从来没有当成是秘密。每次该公司筹集资金时都会提到这个想法——2015年公司筹集了1500万美元,2018年4300万美元——但现在,Envoy公司正朝着分析和开发工具的目标迈出更大的一步。

通过分析仪表板,Gadea希望办公室能更好地了解他们到底需要多少空间。例如,一间经常塞满会议室的办公室可能需要扩建,而另一间空着的办公室可能会缩小或重新利用空间。随着Envoy公司开发出更多的办公室管理工具,这样的见解可能会越来越多。比如,Envoy在自己的办公室里尝试了一个想法:员工放弃固定的办公桌,四处走动。

“我们正在建立一个新的世界,在这个世界里,工作场所不再像以前那样需要大量花费。”Gadea说:“Envoy可以告诉人们,‘我们将每月为你节省一千平方英尺,因为你不再需要另一层了。’”

Envoy用户生成的数据也可以输入到该公司的API中,从而为该产品开辟新的用途。公司可以使用API为访客分发自动失效的Wi-Fi登录,或者为承包商提供建筑某些部分的数字密钥。对于配送服务,公司可能希望在员工经过收发室时自动通知他们收到的包裹。空调和照明等方面的自动化可能会随之而来。虽然这类想法还处于早期阶段,但至少Envoy现在有了实现这些想法的机制。

Gadea说:“未来的工作场所将会变得非常积极主动。它会知道你想做什么,然后你就可以专注于你的创造性工作了。你不必把所有的时间都花在做这些平凡而费力的事情上。”

新的领域

如果说Envoy的办公室操作系统也存在某些缺点的话,那就是它有可能侵犯用户在工作场所的隐私。该公司的登记系统已经因为创建办公室访客的数字数据库(在许多情况下包括访客的照片)而受到了一些批评。尽管该系统可以说比任何人都可以阅读的纸质登记表更安全,但它也使长期存储这些信息变得更容易。

随着该公司为员工开发的一款应用进一步深入办公室领域,可能出现的问题在于,Envoy将成为员工自己的一种新的跟踪机制。Gadea说,Envoy目前的软件不允许公司监视雇员的行踪,但他也承认,公司可以使用Envoy的API创建位置感知服务。

“在一天结束的时候,最重要的是人们觉得这是他们的选择,他们从中获得了很大的便利,”Gadea说。“如果人们没有从中获得某些方便,就不应该收集这些数据。”

Envoy似乎意识到了潜在的问题。在我采访了Gadea之后,一位发言人主动联系我,说Envoy在构建产品路线图的过程中与几家客户进行了合作,这些客户明确表示他们不希望有跟踪他们自己员工的能力。

PeerStreet的Will Oh表示:“如果它真的这么做了,我一定会强烈阻止。”

到目前为止,Envoy的操作系统并没有太多的直接竞争。Gadea想要提供的一些产品有独立的解决方案,但是很少尝试将它们绑定到一个单一的平台上。与Envoy最接近的竞争对手可能是Comfy,它的办公室管理功能包括气候控制、分析和会议室。但是,即便该公司能提供许多服务,却也缺乏访客登记和配送服务,而Envoy正是围绕这些服务开展业务的。

Andreessen Horowitz的普通合伙人、Envoy的投资者之一Andrew Chen说,缺乏全方位的竞争对手对于Envoy来说既是挑战也是机遇。

“如果我们想打造一款新手机,我们就应该知道手机应该具备哪些功能。如果你有13000个商业客户,而且你已经是某个领域的领导者,已经定义了这个领域,你就真的必须与客户和生态系统紧密合作,弄清楚你需要构建的下一个功能是什么,而不是只列出一个清单。”

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