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给员工减负?精简会议也许是个好选择
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2019-07-01 11:06:29 给员工减负?精简会议也许是个好选择

像这样的政策不具有煽动性,是桩好买卖。

【猎云网(微信号:ilieyun)】7月1日报道(编译:原子核)

在最近的一次采访中,有人问我以下这个问题:“你说要让每个会议都是可选择的。这确实会引起争议,但它实际吗?这种行为如何实现呢?有人这样做了吗?”

在我对高绩效组织会议实践的研究中,我发现它们有很多共同点。有些方法其实随处可见,比如使用一个清晰的流程来组织会议和做好笔记。其他想法只出现在少数几个地方,但当他们这样做的时候,他们就像是游戏规则的改变者,创造一些引导每个人提高会议效率的绝妙思想。

Andy Kaufman是《People and Projects》播客的主持人,他问了我这些问题。他谈到了领导者认为规则改变者最令人难以置信的地方:让会议成为可选择的。这听起来像是一个激进的政策,但是当你仔细观察的时候,你会发现这是一个很简单的政策。原因有六个:

1.让会议可选择消除了人们的借口

你可能以前参加过一个毫无意义的会议,在那时你希望能在别的地方做些有效益的事情。问题是,没有人喜欢在不必要的会议上浪费时间。很多人也不喜欢坐在一个时不时检查邮件、转动眼睛、像是一个吸血鬼一样吸走房间里所有能量的人身边。

事实是,我们都是成年人,没有人能强迫你参加一个你认为浪费时间的会议。所有的会议都是可选择的,但通常感觉不是这样。当有一个正式的政策规定所有会议都是可选择的时候,你就消除了借口。人们要么跳过它去做更重要的工作,要么如果他们选择参加,他们必须到场并且不能做任何其他的工作。

2.让会议可选择迫使领导者明确会议的价值

这不仅仅是让员工承担责任。如果你是一个会议组织者,你也会失去举行一个糟糕会议的借口。当没有人必须出席你的会议时,如果有任何人意识到这个会议没有充分利用好他们时间,你需要批判性地思考为什么你需要召开这个会议。它还迫使你考虑谁参加会议会获得价值,结果应该是什么,然后你必须向潜在的与会者明确这一点。

当无暇顾及的领导者知道人们无论如何都会出席会议时,他们往往会跳过这项准备工作。去掉了别人会去参加一个糟糕会议的假设,就等于你排除了这是个糟糕的会议。

3.让会议可选择可以支持你的核心价值观

在我们公司,我们珍视高品质的服务和健康。我们的团队知道公司希望他们能帮助我们的客户的同时,首先照顾好自己。如果这意味着要迟到或者完全错过一个会议,那就顺其自然吧。

通过使会议成为可选的,组织会明确表示参加会议不是重点。这项政策告诉员工,如果这是你的核心价值观和会议之间的选择,你会希望你的价值观每次都能获胜。

4.让会议可选择使会议绩效成为工作绩效的一个组成部分

可选择的会议政策并不意味着会议没有价值。相反,会议是我们在制定方向、建立一致性、解决问题和驱动力方面最强大的工具之一。

这项政策使每个人都有责任让会议时间变得有价值。如果领导不能召开有价值的会议,而他们的团队选择不参加的话,这将影响绩效。如果团队成员决定退出所有会议,并且未能向团队提供相应的信息想法和解决方案,那么他们对组织的价值将大幅下降。

以上两种绩效失败在没有这个策略的公司中都很常见。领导们经常不能使会议有价值,员工们也经常不能做出贡献。但我们接受这一点,因为我们假定“会议很糟糕”。当你让会议成为可选的时候,你现在有了一个明确的方式来谈论(并期待)能从每个人身上创造价值的绩效。

5.让会议可选择鼓励高质量的记录保存

最近,我在一家公司努力帮助他们平衡对包容性的渴望和对高效会议的需求之间的关系。

领导们迫切希望有更多的会议来做决定,但他们不想拒绝任何人。员工们想了解情况,但当他们发现自己参加的会议不影响他们的工作时,他们会感到很沮丧。

让会议明确地成为可选择的是改变这种文化的第一步。这种文化让那些觉得有义务参加会议的员工们觉得自己没有价值。第二步是确保每一次会议都事先有一个明确的目标,这样员工就可以知道哪些会议与他们直接相关。

最关键的是,每次会议都会发表笔记。这样,每个人都可以看到关键点、做出的决定,以及他们需要采取的下一步行动。

这虽然花了些时间,但还是成功了。公司里的每个人现在都可以提前看到哪些会议对他们来说很重要,并且只参加那些他们有着积极作用的会议。他们知道会在事后看到笔记,人们也可以跳过会议。如果他们需要的话,仍然可以保持知情状态。

6.让会议可选择意味着你将参加更小规模、更好且更少的会议

总之,组织会从这个简单的政策中获得巨大的影响。当然,对于任何一个新的系统,领导者都需要重复使用多次,并在其他人跟进之前选择退出会议。

作为一个商业领袖,我知道通过让会议成为可选择的模式,我们可以让员工更容易地选择他们何时(以及如何)会面。像这样的政策不具有煽动性,是桩好买卖。

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